IT Prozesse für Ihr Unternehmen managen

Je größer das Unternehmen, umso größer ist der damit einhergehende IT-Aufwand und die zu bewältigenden IT Prozesse. Doch auch bei kleineren Betrieben steigt der informationstechnische Aufwand immer stärker an und sollte heutzutage bereits von kundigen Fachleuten bewältigt werden. Dabei sind besonders drei Bereiche von enormer Wichtigkeit:

  • ITIL
  • IT Asset Management
  • IT Licence Management

Diese durchaus sperrige Bezeichnung ist im gängigen Sprachgebrauch hauptsächlich unter der Abkürzung ITIL bekannt. Bei ITIL handelt es sich um eine Reihe vordefinierter Prozesse, Rollen und Funktionen von IT-Infrastrukturen, die typischerweise in einem Unternehmen vorkommen. Der Kerngedanke, der ITIL zugrunde liegt, ist die Messbarkeit und praktische Zuweisung von IT-bezogenen Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens.

Grundsätzlich kann ITIL als eine Sammlung von Best Practices im Bereich IT-Service-Management angesehen werden. ITIL gilt weltweit als absoluter Industriestandard und hilft auch Ihnen in Ihrem Unternehmen dabei, alle IT-relevanten Prozesse des Unternehmens effizient und nutzerfreundlich zu managen und einen guten Überblick über die bestehenden Strukturen zu behalten.

Drucker, Laptop, Tablets, Server – egal wie klein oder groß das Unternehmen ist, derartige digitale Gadgets sind mittlerweile in jedem Unternehmen zu finden und werden eher mehr als weniger. Die Anschaffung, Wartung und Auslastung dieser Geräte gehen teilweise mit großen Kosten einher, weshalb Unternehmer sich mit zunehmender Digitalisierung immer stärker mit dem Thema IT Asset Management und einer damit verbundenen fachgerechten Betreuung der IT beschäftigen sollten.

Der IT Asset Management Prozess sorgt für die sorgfältige Instandhaltung sämtlicher Informationstechnik des Unternehmens, schöpft potenzielle Einsparpotenziale so weit wie möglich aus und senkt dadurch Ihre Betriebskosten nachhaltig. IT Asset Management hilft außerdem dabei, Ihre bestehenden und relevanten Hard- sowie Softwaredaten zu dokumentieren, auszuwerten und miteinander in Verbindung zu setzen. So erhalten Sie nicht nur einen Überblick über sämtliche IT Systeme Ihres Unternehmens, sondern können sie effizient nutzen, strategische Entscheidungen daraus ableiten und dadurch Ihre Kosten nachhaltig senken. Mit meiner Expertise berate ich Sie dabei, entsprechende IT Asset Management Prozesse und dafür notwendige Tools erfolgreich zu implementieren und umzusetzen. Eigens angefertigte Management Dashboards helfen dabei, die IT Prozesse übersichtlich zu monitoren und ermöglichen dadurch ein einfaches und effizientes Controlling.

Hand aufs Herz – verwenden Sie in Ihrem Unternehmen Lizenzen? Vermutlich sogar mehr, als Ihnen auf den ersten Blick bewusst ist. Das Problem bei Lizenzen liegt häufig darin, dass sie einmal erworben wurden und dann irgendwann im Zuge der Herausforderungen des Kerngeschäfts schleichend in Vergessenheit geraten, wodurch Lizenzkosten oder Ablaufdaten schnell übersehen werden können. IT Licence Management ist Ihre eigene Verwaltung der aktuellen und künftigen Lizenzen und sorgt dafür, dass Ihnen ein derartiger Fehler nicht passieren kann.

Durch gekonntes IT Licence Management sind Sie stets über Lizenztypen, Anzahl der genutzten und ungenutzten Lizenzen sowie deren Kosten und Ablaufdaten am Laufenden, sodass es erst gar nicht zu Verstößen gegen die Lizenzvereinbarung und daraus resultierenden Problemen kommen kann.

Ein Beispiel aus der Praxis

  • Problemstellung: Das Unternehmen besteht aus mehreren Business Units, die in über 90 Ländern verteilt sind. Dieses Unternehmen hat globale Verträge mit großen Softwareherstellern. Um die Compliance zu gewährleisten und ggf. im Audit zu bestehen, muss der Governance Prozess und die Überwachung zentral gesteuert werden.
  • Ziel: Implementation eines einheitlichen IT Prozesses in über 90 Ländern
  • Dauer: 3 Jahre
  • Meine Aufgaben: Begleitung/Beratung des IT-Prozessdesigns, Projektmanagement, Train the Trainer
  • Umfang: Prozessdesign, Implementierung verschiedener IT Management Tools, Implementierung des Prozesses, Training, Aufbau von Management & Compliance Reports

Begleitung/Beratung
In der ersten Phase wurden die bestehenden Prozesse analysiert. Aus den daraus gewonnenen Informationen definierten wir einen globalen Standardprozess. Unser Ziel war es, einen globalen Prozess für die Erreichung der Compliance einzuführen, ohne die lokalen Strukturen zu stark zu verändern. Es entstand ein Governance Prozess, welcher on Top über alle Business Units implementiert wurde.

Projektmanagement
Um alle technischen Informationen zu erhalten, musste ein globales einheitliches Inventursystem und ein Repository in allen 90 Ländern implementiert werden. Die Herausforderung bestand darin, dass in jedem Land unterschiedliche IT-Strukturen vorhanden waren und somit speziell bei IT Security Themen viel Kommunikationsaufwand entstand. Außerdem spielten die verschiedenen Zeitzonen und Kulturen eine große Rolle.

Train the Trainer
Ich bildete pro Region Key-Process-Trainer aus, die die Rolle des Prozesscontrollers übernahmen. Die Überwachung des Fortschritts bzw. der Qualität wurde über KPI Reports gewährleistet.
Die KPIs und das Reporting-Design wurden in einem Workshop erarbeitet.